• Un système de tenue des comptes : soit notre fichier tableur à télécharger chaque année sur notre site ( rubrique « docs annuels ») ; soit la solution de comptabilité en ligne RETKOOP (nous contacter si vous n’avez pas vos identifiants et mot de passe).
• Un classeur avec des pochettes transparentes ou un cahier afin d’y classer (ou coller) vos pièces comptables et vos relevés bancaires.
• Le chéquier du compte de la coopérative. Si vous êtes nouveau mandataire dans cette école, n’oubliez pas de faire votre « changement de mandataire » pour cela, contactez-nous !
• Les bordereaux de remise de chèques et de remise d’espèces. Vous devez obligatoirement les utiliser dès que vous faites un dépôt en banque.
• La carte de dépôt, elle permet d’accéder aux automates de la banque, si vous n’en avez pas, contactez nous.
• L’identifiant et le mot de passe de consultation de votre compte bancaire sur Internet, si vous n’en avez pas, contactez-nous.

Lors de la première utilisation du fichier tableur, renseignez la feuille « coordonnées », elle contient les renseignements administratifs de votre coopérative. Allez ensuite dans la feuille « livre » pour aller inscrire votre report à nouveau dans la cellule I7 (c’est le total de l’actif du compte rendu financier de l’année d’avant). Enregistrez votre tableau, vous êtes prêt à travailler.

Pour ceux qui ont choisi le système de gestion en ligne RETKOOP, ces opérations se font automatiquement.

Au fur et à mesure que vous réglez une facture ou faites un dépôt en banque :

Remplir le tableau ou RETKOOP (date, libellé et montant) et ventilez (c’est-à-dire expliquez) le montant en recopiant celui-ci dans la colonne la plus appropriée dans la partie droite du tableau (ou retkoop).

Sur votre document papier inscrivez le numéro de la pièce, ce doit être le même que celui de votre système de gestion, et ranger celui-ci dans votre classeur ou cahier.

Et ainsi de suite ….

Lors de l’arrivée de votre relevé de compte bancaire, procédez au pointage des écritures. Dans le fichier tableur, ou dans RETKOOP, il existe une colonne où vous pouvez inscrire le numéro du relevé au niveau de chacune des écritures qui sont passées en banque. Sur le relevé, reportez le numéro de la pièce correspondante, en cas d’erreur, il vous sera plus facile de la retrouver. Une fois le pointage fait, le montant en banque donné par le système doit être égal au solde figurant sur le relevé, si ce n’est pas le cas, c’est qu’il y a une erreur.

En fin d’année, il faudra faire votre Compte Rendu Financier (CRF). Sur la page de garde, il y a le cadre où doivent signer les deux (minimum) personnes (au moins 1 parent et 1 enseignant) qui ont contrôlé les comptes en fin d’année, la seconde est ce que l’on appelle le Compte Rendu d’Activité (CRA) où au moyen de petites croix vous devez nous dire quelle est l’utilisation pédagogique que vous avez faite, la page 3 est la synthèse de vos comptes (si vous avez bien fait votre comptabilité tout au long de l’année, il suffit d’imprimer la feuille bilan du tableau ou le CRF dans RETKOOP et de coller la feuille sur cette page 3), la page 4 demande le détails des subventions publiques que vous avez peut-être eu au cours de l’année.

Renvoyez nous votre CRF et CRA et vous avez fini la comptabilité d’une année scolaire. Vous pouvez classez toutes les pièces justificatives en archive (il faut les garder 10 ans) et recommencer en haut de cette feuille.